なゔぇろぐ

社会人1年生のログ。目指せハイパーSwiftおねーさん。

わたなゔぇ流!Howto幹事!〜学生編〜

わたなゔぇ@nave421mです。

突然ですが、もし今日あなたが「幹事」に任命されたらどう思いますか?

だるいなーとか 大変そうーとか
ネガティブなイメージを抱く人も多いと思います。

昨日、学校のクラスで飲み会をしたんですが、幹事がインフルエンザでぶっ倒れまして。
急遽代打でわたしが幹事してきました。

実はわたしは幹事に慣れっこです。
とはいっても、あくまで学生間の飲み会限定ですが。

中学時代からクラスの集まりやらイベントの打ち上げやらで
幹事(って言っていいのかな)をやってきて、
高校時代は団体予約も受ける居酒屋でホールスタッフのバイトもしていたので
いろんな幹事さんをみてきました。

そんな経験を踏まえて今の形になっている
わたなゔぇ流!Howto幹事!〜学生編〜をまとめてみます。

※これで幹事は完璧!というわけではないのであくまで参考程度にしてください。

事前準備編

①開催候補日をいくつか決め、告知する
 ex.)「飲み会やります!10日(金)か14日(火)か15日(水)!」
 人それぞれ予定があるので、曜日はわけた方がベターかと思います。特に学生ならね。
 金曜日なら翌日休みだしいっぱい飲める!って人もいれば、金曜日は毎週固定でバイトのシフトがある人もいるかも。

②紙orWEBのフォーム等、集計しやすいもので参加者を確認する
 参加候補者には、
 ・各開催候補日の参加の有無
 ・希望する予算や場所、料理内容や飲み放題の有無の確認(これは任意でいいかな)
 を通知してもらいます。
 集計しやすい形式で揃えることをお勧めします。
 名簿を回すのもありですね!
 参加できるかわからない、と言われた場合はとりあえず頭数に入れておきましょう。
 店に予約するときは最大人数をいっておくのが吉です。

③店を決めて予約する
 参加希望者からのアンケートを元に、店を予約します。
 人数が多ければ多いほど、飲み放題付きのコース料理にした方がすんなり宴会できます。
 私は10名超えたらコースにして、現地でお金の計算をせずに済むようにしています。
 店を決めたら電話で予約します!ネット予約ができるお店も最近増えていますが、電話をお勧めします。人数が多いほど確認しなきゃいけないことも多くなるので、自然と質問事項が増えるからです。電話だと直接確認できるので安心感が違いますよ!

☆電話予約の際のチェックリスト
□料理内容の確認(飲み放題の有無も含め)
□飲み放題に生ビールがあるか、ない場合は追加でつけられるのか、つけられる場合はいくらか ※1
□席の状態 ※2
□開始時間の何分前から入場可能か ※3
□人数変更はいつまで無料か
□期限を過ぎて人数変更する場合、キャンセル料は発生するか、発生する場合いくらか ※4
□クーポンを使う場合は使い方の確認

※1:飲み放題に生ビールがなく、発泡酒のみのお店を結構見かけます。ビールがあるかどうかで料金が変わる場合は、参加者に事前に確認しましょう。
※2:参加者によってぴったりのものをチョイスしましょう。冬に開催する場合、女性が多いと靴を脱ぐ座敷席はほぼ間違いなく靴を履く渋滞ができます。学生の打ち上げならある程度遮音してくれる個室の方がいいでしょう。
※3:幹事は早めにいって、店員さんと最終確認をしたり席順を決めてしまう方がスムーズに進みます。必ず行く必要はありませんが、かなりの人数になる場合は早めに行きましょう。
※4:店は、開店前や前営業日から宴会の料理の準備を行います。予約人数分の料理を準備してしまっているので、当日キャンセル料は主に料理代として支払うものと思ってください。基本的に当日に人数が減ったといって料理が減ることはありません。

告知編

店の予約が完了したら、参加希望者に連絡をします。

☆伝えることリスト
□場所
□会費 ※1
□集合時間
□席の状態
□キャンセル期限 ※2
□キャンセル期限をすぎた場合のキャンセルについて
□当日遅刻やキャンセルする場合の連絡先(幹事)

※1:料金が半端な場合は少し多めに徴収しましょう。例えば一人あたり3240円だった場合、3300円徴収にするor3500円徴収して当日料理を数品追加で注文する 等。
※2:店から言われたキャンセル期限の前日にすることをお勧めします。(店から「10日」と言われた場合は「9日まで」)それ以降のキャンセルはキャンセル代を徴収することを了承してもらってください。

連絡が終わったら、必ず「事前徴収制」で集金しましょう。
支払いと同時に参加確定にするのもアリです。
「今細かいのないので当日で!」を信用してはいけません。そういう人は当日に何食わぬ顔で万券を出してきます。支払いがしやすいようにこまかくて500円単位で設定することをお勧めします。

事前徴収にし、だれから集金したかをしっかりと記録しておきましょう。

キャンセル締切日

人数変更ができる日の前日に、参加者に改めて参加の確認をします。
遅くともこの日までに会費は回収しましょう。

参加人数が確定したら、店に電話し最終人数を伝えましょう。

当日

①開始時
 幹事は、できるだけ店員さんに近い位置に座りましょう。
 遅刻者が少ない場合・大幅に遅刻する場合は先に宴会を始めてしまいましょう。
 店は「18時から2時間」で予約を取っている場合、その席が空いた後の20:15などから次の予約を取っている可能性があります。
 宴会はみんなの集合を待って少し遅れてスタートするケースをよく見ますが、店によってはその分延長できない可能性があるので、サクサクと始めてしまう方がいいです。別の場所で少し早めに集合してから店に移動するケースは、ご案内が一回で済むので店的にもとても助かりますよ。

 また、開始するときは店員さんに一声かけましょう。
 「人数揃ったので、開始でお願いします」「二人まだ来ていませんが、先に始めちゃいます」って感じで。
 ただでさえ人が多い上、顔と名前が一致していないので、店員は今何人揃っているのか判断が難しいです。揃ってないと思って待ってたらトイレから帰ってきたりします。
 店員によってははじめますか?と聞いてくる人もいるので、幹事は誰が来て誰が来ていないかの確認をしっかりと。

 「生の人ー?」は一番手っ取り早いのでお勧めです。

②伝票を渡された時
 すべての料理の提供が終わったら伝票が届きます。内容をしっかりと確認して、会費をもって支払いを済ませて下さい。宴会中にさっと済ませておくと、撤退のときに慌てなくて済みます。領収証をもらう場合は発行してもらうのをお忘れなく。

③退店時
 幹事は最後まで残って、忘れ物がないか最終確認をします。




以上、わたなゔぇ流How(以下略 でした。
文字にしてみると結構ありますね。よくやってるなあ私。